Cuando la IA nos cambia la vida para mejor

Sorby Data es tan simple como eso: disponer de un servicio de administración pensado para nuestras necesidades, y con dos responsables a los que entrevistamos para saber más acerca de esta propuesta que ya utilizan más de cien empresas.

Entrevistados por portaldearquitectos.com, Federico Maidan y Facundo Ferro, fundadores de Sorby nos explican que: “Es el primer bot de WhatsApp para gestión de obra: un software con inteligencia artificial que lleva tres años trabajando con el rubro y hoy cuenta con más de 100 clientes. Pensado para estudios de arquitectura, constructoras y desarrolladoras, convierte el chat que el equipo ya usa todos los días en su herramienta de administración.

-¿Cómo se logra ese resultado?
-El encargado le manda al bot una foto del ticket, un audio o un mensaje. La IA lee proveedor, fecha, monto e impuestos, y el gasto queda registrado en la caja de la obra. Además, todo el equipo puede entrar a la plataforma web, cada uno con el acceso que le da su usuario y sus credenciales, para filtrar, analizar y exportar lo cargado. Y como cada empresa mira sus números a su manera, Sorby arma dashboards y reportes a medida, con los indicadores y los cortes que cada una necesita para decidir.
La idea se resume en una frase: el equipo carga, y la empresa decide con datos”.

Lo que distingue a Sorby es entender cómo trabaja cada cliente
“El principal valor de Sorby no es una lista de funciones: es entender los procesos internos de cada cliente y ajustar la herramienta a ellos -continúan los entrevistados-. El equipo empieza por conocer cómo trabaja la empresa: quién carga los gastos, quién los aprueba, cómo se arman los presupuestos y cómo se cobra.
Ese conocimiento se traduce en la herramienta. Cada empresa define sus propias categorías y los datos obligatorios de cada carga. Cada usuario tiene sus permisos y su circuito de validación, por ejemplo, si revisa sus remitos por WhatsApp o desde la web.
Eso incluye los dashboards y reportes a medida. Cada empresa define qué quiere ver, con qué cortes y para qué rol, y Sorby lo arma a partir de la información que el equipo ya carga: desde un tablero de caja por obra hasta un reporte de margen o de cobranzas con el formato que la dirección usa en sus reuniones.
Así se construye Sorby: acompañando a cada cliente según las necesidades de su momento. Una constructora que recién ordena su caja no necesita lo mismo que una desarrolladora que está vendiendo unidades. El primer día ya se opera, porque se importan los movimientos de las obras en curso, y durante el primer mes hay reuniones de seguimiento semanales y un grupo de WhatsApp exclusivo para consultas”.

Finanzas: caja, presupuestos, cobros y reservas
Los socios explican también que “Los módulos de finanzas responden una pregunta: cuánta plata hay en cada obra hoy y hacia dónde va.
Caja: cada obra tiene su caja en pesos y en dólares. Un gasto se carga con la foto de la factura, un audio o un texto: el bot completa los datos, el usuario revisa y confirma. También detecta comprobantes duplicados, reparte un gasto entre varias obras y responde el saldo desde el chat.
Presupuestos: se carga cuánto se piensa gastar y cobrar, por obra o por categoría, proveedor o etapa. Cada gasto que entra a la caja se suma solo y avisa en verde, amarillo o rojo según el avance. Los presupuestos pueden ajustarse por CAC o por dólar para que la inflación no los licúe.
Plan de cobros: el acuerdo con el cliente se carga una sola vez: anticipo, cuotas y refuerzos, con o sin ajuste por CAC o dólar. Cada cobro se registra desde la web o por WhatsApp, y el ingreso entra solo a la caja de la obra. Sorby genera el recibo y muestra cuánto falta cobrar.
Reserva de obra: permite apartar plata dentro de una obra, sin sacarla de la caja, para un fin concreto: materiales, la caja de una persona o un frente puntual. Los gastos que se cargan por WhatsApp van descontando la reserva.

Materiales: acopio y remitos
Acopio y remitos cierran el circuito entre lo que se compra, lo que llega a la obra y lo que factura el proveedor.
Acopio: cuando el material se paga por adelantado y queda guardado en el corralón, el acopio se carga una vez, en cantidades o con la lista de precios del proveedor. Cada retiro se descuenta con la foto del remito, y el saldo se ve en plata y en unidades.
Remitos: quien recibe el material le saca una foto al remito y la manda por WhatsApp; administración la valida. Cuando llega la factura, Sorby suma los remitos por material y avisa si cobran de más. Si una factura trae material de varias obras, el gasto se reparte entre ellas con los precios reales.

Obra: control de avance, costos y margen
Control de Obra junta en una sola vista lo que se le vendió al cliente, lo que se ejecutó, lo que se cobró y lo que cuesta hacerlo.
La obra se organiza en rubros y tareas, y puede armarse subiendo el presupuesto en Excel, PDF o fotos. En cada tarea se registra el avance, se cargan los costos y se imputan los gastos, incluso desde WhatsApp: alcanza con escribir cuánto se gastó y en qué tarea.
El avance se convierte en certificados con circuito de aprobación del cliente, y su cobro genera el ingreso en la caja. Del otro lado se manejan las órdenes y los planes de pago a contratistas. El margen de cada tarea se calcula solo, y el cronograma señala las tareas del camino crítico, las que no admiten demora sin correr la fecha de fin.

Comercialización: stock de unidades y cobranzas en un solo lugar
Para las desarrolladoras, Comercialización une el stock de unidades con la plata que entra por cada venta.
Se cargan los departamentos, cocheras, locales o lotes con sus metros, su precio de lista y su estado, de a uno o pegando desde Excel. Los precios se actualizan por tanda: por porcentaje, por valor del m² o a un precio fijo.
Cada venta arma sola su plan de cobros, con anticipo, cuotas y ajuste por CAC o dólar si hace falta. También se cargan las comisiones, que descuentan del margen, y se planifica la escrituración por ejercicio. El tablero responde la pregunta clave: a qué precio por m² hay que vender lo que queda para llegar al margen buscado.

 

Sorby Data, los creadores
Sorby Data fue fundada por Facundo Ferro, ex Senior Manager de PwC, donde trabajó en consultoría como contador, y Federico Maidan, ex Engineering Lead de Brubank y Mudafy. Uno viene de la consultoría y el otro de la ingeniería de producto, y esa combinación está en la forma en que se diseña la herramienta.
Quiénes ya usan Sorby
Más de 100 empresas del rubro ya ordenan sus obras, materiales y caja con Sorby. Hoy se gestionan más de 500 obras y se administran USD 30 millones por mes.
Algunas de ellas:
-Lotes Para Todos
-F&Asociados
-Tarq
-Stefanellozatko
-Cube
-Grupo Hea

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